4 benefícios de criar uma política de governança de dados na empresa

Os dados se tornaram vitais para o bom funcionamento das organizações. Por meio deles, é possível desde aperfeiçoar o atendimento ao consumidor até lançar serviços inovadores. Mas tudo isso depende de uma boa política de governança de dados, que ajuda a manter a qualidade e segurança das informações geradas, coletadas e armazenadas pela sua empresa.

De nada adianta ter um grande volume de dados se, na hora em que a sua equipe necessita, eles não estão disponíveis para uso. A governança de dados evita que esse e outros tipos de problemas aconteçam, de modo que os dados cumpram o seu papel de orientar as ações operacionais e estratégicas e de potencializar os resultados.

Neste post, vamos mostrar a importância e os principais benefícios de investir na governança de dados da sua empresa. Confira!

O que é governança de dados?

De forma direta, a governança de dados pode ser definida como a gestão de processos, políticas, tecnologias e pessoas, a fim de estruturar as informações que circulam dentro da empresa. Para isso, ela utiliza um conjunto de práticas e ferramentas que asseguram a organização dos dados, de modo otimizado e seguro.

As práticas e padrões adotados pela empresa visam minimizar os erros associados à manipulação de dados, o que melhora o desempenho das suas operações e reduz custos. Com isso, os dados estarão sempre disponíveis e poderão ser acessados apenas pelas pessoas devidamente credenciadas, o que faz deles ativos valiosos para o crescimento do negócio.

Qual é o papel da política de governança de dados dentro das empresas?

A finalidade da governança é estabelecer uma linguagem única de dados. Na prática, isso quer dizer que cada área da organização vai saber com exatidão o que cada dado significa — fator que evita o uso de informações erradas para construir relatórios, gerar insights ou fazer divulgações.

Segundo uma pesquisa realizada pela Serasa Experian, 28% dos dados disponíveis nas empresas apresentam uma divergência ou erro. Portanto, cerca de mais de ¼ das informações usadas como referência para tomadas de decisão estão incorretas, o que pode levar a organização a criar planejamentos e executar ações ineficientes, já que não há embasamento em um cenário real. O resultado final disso é o desperdício de tempo dos colaboradores e também de dinheiro.

Ao olhar para todo o ciclo de vida das informações que entram na companhia, a governança contribui para que os dados utilizados na rotina de trabalho sejam altamente confiáveis e de qualidade, servindo como guia para a construção de planos bem-sucedidos.

Como funciona o plano de governança de dados

Um plano de governança de dados funciona com base no gerenciamento de procedimentos, regras, profissionais e ferramentas tecnológicas. O seu ponto de partida é coordenar e garantir a proteção das informações da empresa.

Uma vez implementada a governança, todos os dados que entram e são gerados pela organização devem ser tratados de acordo com as regras de conduta definidas e difundidas entre todos os departamentos. Para facilitar o cumprimento dessas normas, o mais adequado é elaborar um manual com todas as orientações a serem seguidas e disponibilizá-lo aos colaboradores.

Também é indispensável adotar o uso de sistemas que façam o controle simultâneo das informações da companhia, o que ajuda na rápida detecção e correção de erros, além de evitar equívocos ou perdas que podem acontecer quando esse controle é realizado de modo manual.

Quais são os principais benefícios da governança de dados?

Você já parou para pensar em como seria o futuro da sua empresa sem dados? Na atualidade, é impossível manter o pleno funcionamento dos seus negócios sem a coleta, tratamento e análise das informações pertinentes para as suas atividades. Afinal, elas são cruciais para tomar decisões seguras.

Quando não há uma governança de dados adequada, a companhia não só sofre com a falta de organização para localizar as informações necessárias para a execução dos seus serviços, como também fica exposta a uma série de riscos. Veja, a seguir, quais são os benefícios de implementar essa iniciativa.

1. Aumenta a eficiência da empresa

Sem dúvidas, um dos principais benefícios de um bom planejamento e implementação da governança de dados é a melhora gradativa da performance e produtividade das suas equipes. Com procedimentos mais eficazes e um conhecimento aprofundados das normas que devem ser respeitadas quanto ao uso de dados na empresa, pode-se evitar erros e retrabalhos.

A constante repetição dos padrões definidos para o controle dos dados faz com que o fluxo de trabalho transcorra com maior facilidade e agilidade. Tudo isso otimiza o gerenciamento de tempo e agrega eficiência para a organização, permitindo entregas rápidas e com maior qualidade ao público consumidor.

2. Reduz custos

Inicialmente, a implementação da governança de dados pode parecer um gasto a mais para a sua organização, o que se deve ao fato de ser necessário adquirir novas tecnologias. No entanto, na contramão desse pensamento, a iniciativa reduz os seus custos operacionais, tendo em vista que diminui a incidência de erros e retrabalhos que demandam investimento financeiro. Por sua vez, a quantia economizada pode ser aplicada para suprir outras necessidades do negócio.

3. Amplia a segurança dos dados

A ausência de normas sobre quem está autorizado a acessar os dados, quando e de que forma isso deve ser feito acarreta diversos riscos para a sua empresa. Nesse cenário, cibercriminosos podem se aproveitar de eventuais vulnerabilidades para roubar ou vazar informações sigilosas, ou ainda colaboradores despreparados podem alterá-las ou acabar excluindo-as sem intenção.

A adoção da governança, com regras e ferramentas que protegem e prezam pela qualidade de dados, amplia a segurança da organização, blindando-a contra ataques de agentes exteriores ou comportamentos inadequados da sua própria equipe. Também haverá mais transparência, o que auxilia na identificação e reversão de inconformidades. Caso uma alteração seja realizada em uma informação importante, você saberá quem foi o responsável por efetuá-la ao checar a credencial utilizada e poderá tomar as medidas apropriadas para a situação.

4. Melhora a tomada de decisões

O aumento da eficiência do seu time de colaboradores e a maior segurança dos dados traz aos colaboradores uma visão completa do cenário em que a empresa está inserida. É possível identificar desde problemas a serem resolvidos até tendências de novas demandas. Isso permite que você aja antecipadamente e saia na frente dos seus concorrentes.

Como preparar a sua empresa implementar a governança de dados?

Negligenciar a importância da governança de dados é estar sob o risco iminente de ter informações sigilosas comprometidas, o que pode até mesmo inviabilizar as suas atividades. Para colocá-la em prática, você deve seguir alguns passos imprescindíveis para obter sucesso nessa jornada.

A primeira coisa a se fazer é identificar quais são as áreas da sua empresa que geram dados. Depois, é necessário classificá-los, levando em consideração que quanto mais preciso for esse processo, melhores serão os resultados da governança. Geralmente, os dados podem ser classificados da seguinte forma:

•  impacto na empresa (importante, crítico, catastrófico);
•  grau de confidencialidade (confidencial, uso interno, restrito);
• severidade (severidade 1, severidade 2);
• retenção (permanente, temporário);
• processos de negócios (feedback, compliance);
• classes de dados (informações pessoais, financeiras, endereço).

O próximo passo consiste em criar a definir a política e as regras para a manipulação de dados, ou seja, como poderão ser utilizados na sua rotina operacional. Dentro de uma política de Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), as informações classificadas como sensíveis não podem ser compartilhadas. Em se tratando da política financeira, por exemplo, apenas o gerente da área poderá alterar qualquer dado.

É nessa etapa que a companhia também define quais serão as soluções tecnológicas necessárias para aumentar a camada de proteção sobre as informações com as quais trabalha, como sistemas de controle de acesso, de backup corporativo e plataforma analítica de dados.

Por fim, o plano estruturado na fase anterior deve ser colocado em prática. Ao contrário do que muita gente pensa, a governança de dados não é uma disciplina a ser integrada pela área de TI, pois é responsabilidade do Chief Data Officer (CDO), profissional que acompanha a implementação e o funcionamento da iniciativa, além de estimular todos os departamentos a cumpri-la.

Fica evidente que a política de governança de dados é uma questão estratégica para as organizações. Isso porque, quando aplicada corretamente, ela protege informações valiosas para o seu negócio, aumenta a eficiência das operações e, consequentemente, a sua lucratividade. Contar com especialistas no assunto faz toda a diferença para estabelecer normas condizentes com a sua realidade operacional e que, de fato, sejam aplicadas no dia a dia da empresa.

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