ECM - Enterprise Content Management


Controle e gerencie melhor as informações. Reduza custos!

O Enterprise Content Management (ECM) ou Gerenciamento de Conteúdo Empresarial é um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, administrar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos relacionados a processos dentro de uma organização.

Os sistemas que usam ECM geralmente fornecem um repositório seguro para itens gerenciados, analógicos ou digitais. Eles também incluem um (ou mais) métodos de importação de conteúdo para gerenciar novos itens e vários métodos de apresentação para disponibilizar os itens para uso.

Eficiência e controle


As empresas adotam uma solução ECM para aumentar a eficiência, melhorar o controle das informações e reduzir o custo geral do gerenciamento das informações. O ECM agiliza o acesso aos registros, permitindo que os funcionários obtenham rapidamente as informações necessárias em seus computadores.

Além disso, as soluções ECM ajudam as empresas a cumprir as regulamentações do governo e do setor, como por exemplo, Sarbanes Oxley, HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), SEC Rule 17a-4). Estas regulamentações afetam empresas de qualquer dimensão, obrigando-as a garantir a conformidade com políticas de retenção e recuperação de determinados documentos.

 

Principais benefícios


Acesso à informação

Uma solução ECM permite encontrar qualquer conteúdo pesquisando diferentes aspectos de um documento, incluindo:

Data de criação.
Palavra-chave ou texto completo.
Frases contidas no documento.
Nome de usuários que editaram o documento.
Metadados ou metatags.

Colaboração

A solução ECM agiliza os processos de uma empresa, permitindo que equipes em locais diferentes, consigam trabalhar com o mesmo documento de forma segura e ágil. A colaboração manual de documentos é eliminada e a colaboração física de equipes pode ser eliminada, se desejado. As melhorias na eficiência de como os indivíduos se comunicam eletronicamente e compartilham documentos eletrônicos aumentam a produtividade organizacional.

Redução de custos

Com o ECM em vigor, as empresas podem se beneficiar de oportunidades de retorno sobre o investimento (ROI) que não são possíveis com o processamento e tratamento manual de documentos. A quantidade de tempo, dinheiro e papel utilizados no gerenciamento de documentos impressos é reduzida à medida que sistemas automatizados são implantados e usados com precisão. As empresas também se beneficiarão com a redução de custos com papel e impressão.

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