Imagine como seria poder executar tarefas rotineiras, como processamento de dados, gerenciamento de estoques, elaboração de relatórios, atendimento ao cliente, entre outras — e de forma rápida, precisa e sem esforço. Isso é possível graças à automação de processos, que pode ser implementada por meio de softwares, bots e outras tecnologias.

Neste artigo, você confere as vantagens da implementarão da automação, seus benefícios para empresas e consumidores finais. Além disso, você vai conhecer alguns exemplos práticos deste tipo de tecnologia e como podem ser implementados em sua organização.

Veremos como a automação de processos torna os serviços mais rápidos e precisos, com a maioria do trabalho realizada por computadores que podem executar atividades repetitivas com grandes quantidades de dados e em pouco tempo. As tarefas manuais restringem-se a pequenas modificações nos códigos — somente quando é necessário alterar algo importante nos procedimentos. Continue a sua leitura para saber mais detalhes!

O que é automação de processos?

A automação de processos é uma das estratégias que estão ao alcance de todas as empresas, independentemente de seu porte ou setor de atuação. Ao adotá-la, as companhias podem aumentar a produtividade, reduzir os custos, melhorar a qualidade do trabalho e se destacar em um mercado cada vez mais competitivo.

De maneira geral, o uso dessa automação consiste basicamente em substituir tarefas manuais e trabalhos repetitivos por robôs (elementos mecânicos) ou softwares computacionais (como gerenciamento 100% digital e uso de bots avançados para as mais diversas tarefas).

Estes sistemas conseguem armazenar informações, realizar cálculos complexos com rapidez e precisão, enviar alertas instantâneos (caso algo esteja errado), entre outras funções que podem ser programadas. Sua principal finalidade é organizar os procedimentos internos da organização para que ela possa se tornar mais ágil na tomada de decisões estratégicas.

Falta de pessoal especializado? A tecnologia pode ajudar!

Com essas vantagens, a automação pode ser tranquilamente usada para ajudar empresas a superar os problemas. Ela permite que processos complexos sejam executados sem erros, com maior precisão e muito mais rapidamente do que um ser humano poderia fazer.

Por isso, implementar a automação de processos em uma empresa traz uma menor necessidade de treinamento para novos colaboradores ou manutenções adicionais durante todo o período laboral produtivo.

Tal abordagem também auxilia na redução de custos associados à contratação e treinamento de funcionários (ou serviços terceirizados), sendo crucial para os negócios usufruírem das melhores ferramentas em setores altamente complexos, por conta do uso constante de elementos tecnológicos nesses ambientes.

Quer saber algumas dicas para implementar a automação focada em processos em seu negócio? Confira essas dicas!

A seguir, apresentamos algumas dicas que consideramos estar entre as mais importantes para implementar a automação focada em processos em seu negócio. Vamos lá?

Faça um mapeamento de atividades

Um mapeamento de atividades é uma ferramenta essencial para que a criação e implementação seja bem-sucedida. Para os processos automatizados, um bom mapeamento fornece um diagrama visual do fluxo básico das tarefas e etapas necessárias para o sucesso da execução do processo a ser automatizado.

Isso possibilita aos gestores entenderem melhor como as pequenas partes individuais se encadeiam, para compor todo o sistema maior. Ademais, ele pode servir como guia útil durante a codificação dos scripts, usados ​​para executar os diversos passos envolvidos para a automação de determinada tarefa.

É especialmente útil para os gestores visualizar esses caminhos quando o processo for gerenciado por softwares ou estão sendo implementados e geridos por empresas parceiras. Dessa forma, seus gestores podem auxiliar na otimização constante desses elementos.

Elabore um cronograma

O cronograma é uma ferramenta importante para que a implementação das soluções de automação dos processos seja feita da forma mais organizada possível e dentro do prazo estabelecido.

Entendemos um cronograma como um documento que detalha o tempo em que as atividades de uma tarefa ou projeto serão realizadas. Isso porque ele pode ajudar na implementação das ferramentas de automação dos processos, pois permite organizar os recursos necessários para cada etapa do trabalho.

O cronograma especifica quais sistemas e funcionalidades precisam estar em vigor no início da fase de implementação e indicam cada período, segundo estabelecido previamente pelo planejamento do projeto. Além disso, fornece informações sobre quanto custaria a execução da tarefa dentro do orçamento original.

Tenha foco nos clientes

O envolvimento do público-alvo nas etapas iniciais da implantação dessas novas tecnologias garante uma melhor aceitação pelos usuários finais e maior taxa de adoção.

Por isso, ter foco nos clientes ajuda na implementação de ferramentas de automação de processos, pois permite que as empresas obtenham feedback dos seus clientes sobre os serviços prestados — é com base neles que as empresas desenvolvem melhores soluções, mais adequadas para atender às necessidades específicas.

Além disso, as ferramentas de automatização também permitem reduzir significativamente o tempo gasto em tarefas burocráticas, contribuindo para um aumento de produtividade, favorecendo o seu cliente final.

Escolha boas ferramentas

Para obter todos esses benefícios da automatização, é importante escolher as ferramentas certas para atender às suas necessidades específicas. Na maioria das vezes será necessário integrar sistemas e plataformas diferentes em uma única solução sinérgica:

• armazenando informações no local ou na nuvem;
• utilizando APIs personalizadas para gerenciar tarefas complexas;
• usando inteligência artificial e machine learning para extrair insights valiosos dos seus dados;
• entre muitas outras possibilidades.

Assim, ao unificar recursos tecnológicos diversificados em uma única abordagem centralizada, você pode maximizar os retornos do investimento realizado em automação.

Quais são as principais vantagens da automação focada em processos?

Como vimos, a automação focada em processos oferece uma série de vantagens para as organizações. A principal delas é o aumento da produtividade, pois os fluxos de trabalho podem ser executados mais rapidamente e com maior precisão.

Outras grandes vantagens incluem redução dos custos operacionais devido à eliminação dos desperdícios eventuais ocasionados pela execução manual desses processos produtivos e de manutenção; diminui-se, também, os erros gerados por atividades repetitivas que demandam tempo quando feitas manualmente; como resultado, alcança-se alta disponibilidade dos dados e informações — e sempre corretas — para todos os que necessitem realizar análises estratégicas.

Ou seja, a prática melhora o controle sobre os procedimentos internos pelo monitoramento constante dessas atividades, facilitando a tomada de decisões baseadas nas tendências detectadas e aprimorando os resultados da empresa.

Em suma, a automação de processos é uma ferramenta indispensável para qualquer organização que deseja otimizar seus fluxos de trabalho, buscando por maior produtividade, reduzindo custos operacionais e de erros humanos, além de obter os melhores dados (e os mais corretos) para análises lucrativas.

Gostou do artigo? Compartilhe agora mesmo em suas redes sociais e contribua para deixar mais pessoas informadas sobre como a tecnologia pode elevar o patamar dos negócios modernos!