¿Cómo hacer cross-selling y vender más a quien ya es cliente? ¿Quién, en nuestra inmensa base de datos, es propenso a comprar un nuevo producto? ¿Qué decisión tomar y qué estrategia adoptar de cara al futuro?

Estas preguntas tienen respuesta, pero solo las conocerán las empresas que tengan una base de datos organizada, fiable y capaz de proporcionar información precisa para sustentar cálculos y proyecciones.

No sirve de nada tener una base de datos si no se puede extraer lo mejor de ella. Tampoco sirve de nada tener datos si son poco o nada fiables. El éxito de tu empresa depende de la calidad de los datos: cómo se recogen y catalogan, cómo se pueden recuperar, cuál es su vida útil, qué significan y quién puede utilizarlos o modificarlos.

Gobernanza de datos

En las empresas existe una nueva demanda: poner orden en las bases de datos, repartidas por diferentes sistemas, y velar por que los datos tengan una vida útil larga. Por eso, la gobernanza de datos está en auge.

La gobernanza no se refiere solo a la LGPD (Ley General de Protección de Datos) que está ahí, a punto de entrar en vigor y multar a quienes no cumplan lo establecido. La seguridad de los datos, prevista en la LGPD, es uno de los aspectos de la gobernanza, ya que incluye la definición de reglas sobre quién puede tener acceso a qué datos, lo que en la práctica disminuye las posibilidades de fugas.

Pero queremos que tu empresa vaya más allá de la seguridad. Queremos que utilice los datos para tomar mejores decisiones, para trazar estrategias, ¡para definir el futuro!

Orden en casa

La gobernanza es una travesía, con mucho trabajo por delante. Empieza poniendo todos tus esfuerzos en poner orden en casa. Después, mantén la casa limpia.

1. Mapeo de los datos

Lo ideal es empezar haciendo un mapeo y un análisis exhaustivo de los datos, tanto estructurados como no estructurados, de todos los sistemas, incluyendo los sistemas «legacy» (los sistemas antiguos). Así, podremos entender dónde se encuentran los datos, quién los utiliza, si son sensibles y si se pueden unificar.

Las empresas suelen tener datos desperdigados por diferentes departamentos y sistemas, con usos distintos. Los datos de un cliente, por ejemplo, pueden estar en Marketing, en Finanzas y en el área de logística, en diferentes hojas de cálculo de Excel o sistemas CRM. Seguro que hay datos duplicados y desactualizados.

La buena noticia es que existen softwares que rastrean todos los sistemas existentes. Capturan los datos, verifican si son sensibles, los extraen y los unifican en un único lugar, eliminando duplicidades. El mapeo se hace tanto para datos estructurados como para los no estructurados, como imágenes, emails, archivos Excel, presentaciones de PowerPoint, contratos, fichas de RRHH. Es una auténtica bendición.

2. Acceso a los datos

El mapeo también permite entender quién tiene acceso a qué datos y quién puede modificarlos. En este punto, será necesario definir políticas de acceso, de forma que la información necesaria se facilite únicamente a quien realmente necesite usarla. Y a nadie más. Esto es importantísimo, ya que reduce la posibilidad de fugas de datos. Y también garantiza la integridad de los datos. Al fin y al cabo, solo las personas autorizadas podrán modificarlos o eliminarlos.

3. Anonimización

El acceso a los datos sensibles (cuya protección está prevista en la normativa de protección de datos) puede ampliarse a más equipos de la empresa mediante la anonimización. Es decir, el dato sigue siendo verdadero y válido para estudios internos y proyecciones, pero está disociado de su propietario real, siendo imposible identificarlo. Se pueden anonimizar datos cambiando, por ejemplo, nombres y números de identificación de clientes reales por ficticios.

También existen reglas que permiten tratar los datos de forma automática. Pero para llegar a eso, será preciso tratar los datos, que es el tema del siguiente paso.

4. Tratamiento de los datos

Con los datos centralizados, es posible tratarlos. Es decir, siguiendo metodologías existentes, los datos se estandarizan, se recuperan, se corrigen, se usan y se reutilizan. Los datos también tienen una vida útil, así que la idea es cuidar que estén «sanos» durante todo el tiempo que la empresa los necesite.

Profundizaremos en este tema en el próximo post, que puedes leer aquí.

La gobernanza es un viaje, que involucra tecnologías y conocimiento, y su éxito depende de personas y de procesos – por lo tanto, de la cultura de la empresa. Créenos, este es el camino. Y nosotros podemos ayudar. ¡Solo tienes que ponerte en contacto con nosotros!