Escrever esse artigo me lembra que nós, seres humanos, temos a capacidade de saber o que temos de fazer, mas nem sempre priorizamos ou fazemos aquilo que precisa ser feito. Nas organizações, muitas vezes, acontece da mesma forma. Toda empresa sabe que precisa ter controle e gestão sobre a utilização do seu parque de licenças de software e que precisa manter estas ferramentas atualizadas e devidamente legalizadas. Sendo assim, por que NÃO o fazem?

Já vi cliente sendo auditado pelo fornecedor do software e ficando chateado porque foi pego de surpresa [chateado foi a palavra mais amena que encontrei] e depois de muita conversa [pra não dizer confusão] precisou pagar a multa. A verdade é que o processo de controle e gestão dos softwares fica esquecido, debaixo do tapete, com baixíssima prioridade. O tempo passa, o time de operações instala novas licenças, urgências acontecem e quando você menos espera, está com o parque não licenciado de novo. Sendo assim, precisamos que alguém fique atento [ou como diz o matuto, de butuca!] e monitore continuamente.

Falando sério: a imagem da organização vai por água abaixo e pode gerar um grande prejuízo financeiro se não houver uma conformidade legal dos programas utilizados na empresa. É importante entender que, ao não agir com regularidade, a organização corre risco de multas, ações indenizatórias e até interdições. Entre as penas previstas pela Lei 9.609/98 está a detenção de seis meses a dois anos. Se não for possível descobrir o número de licenças que foram evadidas, tanto pior. Pode haver cobrança de uma indenização no valor de 3 mil vezes o preço da licença!

Em anos de crise é natural que os fornecedores corram atrás de validar se seus clientes estão utilizando o licenciamento corretamente. Nem sempre os processos de licenciamento são triviais e fáceis de entender, principalmente quando eles começam a ficar em múltiplos ambientes, incluindo a Cloud. Uma boa alternativa para facilitar a tarefa e aumentar a eficiência da fiscalização é ter uma área responsável, que conheça as normas e leis regulatórias implicadas neste processo, e que também possa contar com uma empresa externa que apoie essa iniciativa [aqui eu começo a falar da Stefanini Scala], validando as informações e dando o devido respaldo.

O importante é ter uma solução que não apenas apague o incêndio, mas traga garantias de que não haverá surpresas no momento de uma possível auditoria interna ou externa [ou seja, não será pego de calças curtas]. Ter os relatórios bimestrais com todo o acompanhamento do que está sendo utilizado [mostrando quais licenças compradas podem estar sem uso] e também como está o compliance com o que foi comprado [fazendo um match com as licenças dos contratos existentes]. O relatório deve permitir que seja feita uma análise para a redução de riscos e custos. Por fim, não espante se você começar a dormir melhor e ficar à vontade quando o fornecedor vier negociar!

 

Mirna Machado é diretora de produtos Stefanini Scala